Kaizen und der Prozess der kontinuierlichen Verbesserung basieren auf einem Modell oder Konzept, das der amerikanische Qualitätsexperte William Edwards Deming in den 1950er Jahren entwickelt hat. In Japan haben seine Konzepte und Methoden grossen Anklang gefunden. Dort sind im Laufe der Jahre weiterentwickelt und perfektioniert und als Grundlage für Kaizen genutzt worden. Demings Modell lässt sich in einem einfachen Bild veranschaulichen – im sogenannten Deming-Kreis oder PDCA-Zyklus.
Der Deming-Kreis beschreibt vier immer wiederkehrende Aufgaben, die in einem quasi endlosen Prozess ablaufen und damit die kontinuierlichen Verbesserungen vorantreiben.
- Plan/Planung: Im ersten Schritt wird geklärt, was das Thema ist und welche Probleme es damit gibt. Ziel ist, die Aufgabenstellung genau zu beschreiben und das Problem einzugrenzen. Dazu werden Informationen gesammelt und ausgewertet, Ursachen analysiert, Ziele festgelegt und Massnahmen zur Verbesserung geplant. Kaizen-Prinzip: Überlege ständig, was verbessert werden kann.
- Do/Durchführung: Dann werden die Maßnahmen umgesetzt und dokumentiert. Kaizen-Prinzip: Verbessere es einfach und sofort.
- Check/Kontrolle: Die Ergebnisse der Massnahmen werden gemessen, erfasst und visualisiert. Die Mitarbeiter prüfen und bewerten, ob und inwiefern die Ziele erreicht wurden (Soll-Ist-Vergleich). Der Check trägt dazu bei, dass Lernen möglich ist. Kaizen-Prinzip: Prüfe vor Ort, ob die Verbesserung eingetreten ist und was weiter verbessert werden kann.
- Act/Verbessern: Im vierten Schritt werden aus den Ergebnissen noch offene oder neu entstandene Probleme identifiziert und beschrieben. Mängel werden beseitigt und der Prozess weiter verbessert. Die Lösung soll zum Standard werden. Dadurch werden die Prozesse dauerhaft stabilisiert. Kaizen-Prinzip: Standardisiere den neuen Prozess. Und: Verbessere ihn weiter.
Die vier Schritte des PDCA-Zyklus können in weitere Einzelschritte untergliedert werden. Daraus ergibt sich der Kaizen-Prozess. Er besteht aus folgenden Schritten:
- Arbeitsbereich festlegen und abgrenzen
- Ist- und Soll-Zustand beschreiben
- Probleme beschreiben
- Probleme analysieren
- Lösungsideen entwickeln
- Lösungen bewerten und auswählen
- Maßnahmen ableiten
- Ergebnisse der Analyse präsentieren
- Maßnahmen vereinbaren und Ressourcen klären
- Maßnahmen umsetzen
- Erfolg prüfen
- Ergebnis weiter verbessern